На главную
О компании Услуги Проекты Публикации Новости Партнеры

ВИП-Костинг – средство для функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов

Аквалангист

В.Ивлев, к.т.н., Т.Попова, к.э.н.
ВИП Анатех

anatech@vip-anatech.ru

http://www.vip-anatech.ru

Введение

Данный материал продолжает тему, затронутую в статье «Применение концепции контроллинга и процессного подхода для построения системы управленческого учета» (журнал «Менеджмент сегодня» №3 2001 г.). Напомним, что в ней мы рассматривали процессную систему управленческого учета затрат (ПрСУУЗ), в основе разработки которой лежит модель экономического управления по финансовым результатам. Особенности данной модели – распределение затрат центров ответственности по бизнес-процессам Предприятия и расчет управленческой себестоимости товаров (услуг). Основные методы, используемые при разработке ПрСУУЗ, являются АВС (Activity Based Costing), АВМ (Activity Based Management) и АВВ (Activity Based Budgeting). Следует отметить, что на российском рынке отсутствуют программные средства поддержки данных аналитических методов, хотя потребность в них, с точки зрения практикующих консультантов, – колоссальная.

В данной статье авторы предлагают познакомиться с новым программным продуктом ВИП-Костинг (VIP-Costing), который реализует вышеперечисленные методы и на базе которого можно предложить недорогое решение для разработки, внедрения и сопровождения процессной АВС-системы управленческого учета затрат предприятия.

Назначение системы

Программная система ВИП-Костинг предназначена для:

  • Разработки и внедрения процессной АВС/АВМ-систем управленческого учета затрат.
  • Разработки и внедрения АВС/АВМ-системы расчета себестоимости.
  • Расчета стоимости бизнес-процессов и центров затрат.
  • Проведения анализа затрат и определения путей их снижения.
  • Оценка и повышение эффективности.
  • Расчет себестоимости объектов затрат (продукции, услуг, клиентов, структурных подразделений, оборудования).
  • Совершенствование продукции, услуг, технологических процессов.
  • Инжиниринг/реинжиниринг бизнес-процессов, а также проведение реорганизаций и реструктуризаций.

Базовые определения и методы проведения расчетов

В основе технологии функционирования ПС ВИП-Костинг лежит применение методов ABC (Activity-Based Costing) и ABM (Activity-Based Management). Методы ABC/ABM разработаны как «ориентированное на действия» дополнение к традиционным финансовым подходам.

По сравнению с традиционными методами, применение технологий АВС/ABM обеспечивает:

  • более точное распределение затрат на объекты затрат (продукцию, услуги, клиентов, структурные подразделения, оборудование), которые порождают эти затраты;
  • анализ причин появления затрат через выполняемые в бизнес-процессе действия;
  • обоснованное формирование рекомендаций по устранению «узких» мест и уменьшению затрат.
Это позволяет предприятию осуществить производство конкурентоспособной продукции или предоставление услуг за счет более низких издержек, определить реальную себестоимость объектов затрат, оценить стоимость бизнес-процессов или деятельность структурных подразделений, а также обоснованно сформировать рекомендации по их совершенствованию.

ABCпроизводительности, связанный с действиями, процессами и объектами затрат. Метод позволяет определить:

  • стоимость действий, исходя из потребляемых ими ресурсов;
  • стоимость объектов затрат, исходя из используемых ими действий.
ABM – метод управления затратами на основе их более точного отнесения на действия, процессы и объекты затрат. Применение метода АВМ основано на использовании информации, полученной с помощью метода АВС.

Суть методов состоит в вычислении и управлении затратами на действия персонала и оборудование предприятия, участвующих в бизнес-процессах, с последующим отнесением вычисленной стоимости действий на объекты потребления этих действий, а именно – конечные объекты затрат.

В основе технологии расчета по методам АВС/АВМ лежит понятие действия, которое при своем выполнении потребляет определенные ресурсы, что приводит к появлению соответствующих затрат.

На первой стадии АВС-расчета производится формирование совокупности действий, объединенных причинно-следственными связями в рамках бизнес-процессов и выполняемых структурными подразделениями предприятия (см. Рис.1). Затем осуществляется распределение ресурсов на поглощающие их действия. В результате вычисляется стоимость каждого действия бизнес-процессов. Распределение ресурсов на действия осуществляется с помощью драйверов ресурсов.

На второй стадии АВС-расчета производится еще одно распределение издержек, а именно: стоимость действий списывается на объекты затрат, которые используют данные действия (см. Рис.1). Драйверы действий позволяют пропорционально списывать стоимость каждого действия на выделенные объекты затрат.

Рис. 1. Общие принципы АВС-расчета

Расчеты проводятся на основании применения информации об организационно-штатной структуре предприятия и функционально-информационных IDEF0/ARIS-моделей бизнес-процессов предприятия, содержащих в себе действия персонала и оборудования. Кроме того, в качестве исходных данных для расчета стоимости действий и себестоимости объектов затрат используются данные бухгалтерского учета, то есть затраты, взятые из первичных финансовых документов, распределенные по категориям затрат и по центрам затрат.

Центры затрат (ЦЗ) – объекты, которые выделены для списания затрат. Центрами затрат могут являться:

  • Организационно-структурные единицы предприятия (управления, службы, отделы, бригады и т.д.). Они соответствуют понятию структурные центры затрат.
  • Производственные и административные объекты и оборудование (производственные и административные здания, сооружения, насосные станции, системы трубопроводов и т.д.). Относятся к неструктурным центрам затрат.
  • Продукция (нефть, газ, реализуемые материально-технические ресурсы, предоставляемые услуги и т.п.). Относится к неструктурным центрам затрат.
Структурные и неструктурные центры затрат могут составлять иерархии.
Конечные объекты затрат (синоним: конечные центры затрат) – продукция и услуги предприятия и другие объекты затрат, себестоимость (стоимость) которых требуется определить.
Категории затрат (КЗ) – статьи (субсчета бухгалтерского учета), по которым предприятие осуществляет свои затраты. Категориями затрат могут являться:
  • вид оплачиваемого потребленного ресурса (электроэнергия, топливо, персонал (заработная плата), тепло, материалы и т.д.);
  • вид обязательного платежа или отчисления (налоги, социальные отчисления, амортизационные отчисления и т.д.);
  • специально выделенный для аналитики вид затрат (коммунальные услуги, технологические потери и т.д.).
Прослеживаемые затраты – стоимостные затраты, для которых можно подобрать соответствующий драйвер их распределения на конечные объекты затрат.
Непрослеживаемые затраты – стоимостные затраты, природа которых неизвестна или требует слишком сложного анализа, т.е. для которых невозможно найти драйвер их распределения на конечные объекты затрат.
Отнесение ресурсов на действия и стоимости действий на объекты затрат и их компоненты, в том числе на выполняемые в центрах затрат действия, осуществляется с помощью драйверов.

Драйвер – это параметр, который определяет степень поглощения ресурсов действиями или центрами затрат или степень поглощения стоимости действий конечными объектами затрат. В общем виде, драйвер может быть элементарным и сложным.
Элементарный драйвер – это числовой атрибут (свойство) объекта затрат.
Сложный драйвер является функцией от других (элементарных) драйверов.

По частоте изменений драйверы делятся на два типа:

  • условно постоянные драйверы – это драйверы, значения которых не изменяют в каждом отчетном периоде, за который проводятся стоимостные АВС-расчеты;
  • – драйверы, значения которых, как правило, будут зависеть от отчетного периода. Это такие элементарные драйверы, как объемы производимых работ или продукции (услуг), затраты материальных ресурсов.
Драйвер, с помощью которого распределяются затраты с центров затрат на центры затрат и с центров затрат на действия, называется драйвером распределения затрат (синоним: драйвер ресурсов). Драйвер распределения затрат является элементарным драйвером.
Драйвер, с помощью которого распределяются стоимости действий (затраты на действия) по категориям затрат на конечные или промежуточные центры затрат, называется драйвером группы (синоним: драйвер действий). Драйвер группы может быть элементарным или сложным драйвером, а также константой.

Обобщенный алгоритм АВС-расчета стоимости действий, бизнес-процессов и центров затрат, реализованный в ПС ВИП-Костинг, приведен на Рис. 2. Обобщенный алгоритм АВС-расчета себестоимости объектов затрат, например, конечной продукции и услуг, реализованный в ПС ВИП-Костинг, приведен на Рис. 3.

Рис. 2. Обобщенный алгоритм АВС-расчета стоимости действий, бизнес-процессов и ЦЗ

Рис 3. Обобщенный алгоритм АВС-расчета себестоимости конечных центров затрат

Общие сведения о VIP-Costing

Для проведения расчетов в ВИП-Костинг используются следующие исходные данные:

  • Организационно-штатная структура.
  • Функционально-информационные IDEF0/ARIS-модели бизнес-процессов.
  • Системы бухгалтерского учета предприятия.
В программе реализован процессный подход в соответствии с требованиями международного стандарта серии ИСО 9000:2000.

Разработчиком программы является эксклюзивный обладатель права интеллектуальной собственности и распространения на ПС ВИП-Костинг (версия 1.01) Российская консалтинговая компания «ВИП Анатех». Для целей эффективного освоения применения программного продукта специалистами компании разработан базовый курс обучения – «Применение программной системы ВИП-Костинг для построения АВС-системы управленческого учета затрат, расчета стоимости бизнес-процессов и себестоимости продукции и услуг».

Технические требования и комплект поставки

Система предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

ПК - сервер должен иметь:

  • операционную систему MS Windows NT 4.0/2000;
  • оперативную память не менее 256 Мбайт;
  • не менее 200 МБ свободного пространства на жестком диске (необходимое свободное пространство определяется объемами обрабатываемых данных);
  • CD-ROM (для установки ПО);
  • принтер.
Также на компьютере должен быть установлен Microsoft Data Engine (MSDE).

ПК-клиент должен иметь:

  • операционную систему MS Windows 98/Millenium/NT 4.0/2000;
  • процессор 80486 или выше;
  • оперативную память не менее 64 Мбайт;
  • не менее 50 МБ свободного пространства на жестком диске;
  • CD-ROM (для установки ПО);
  • VGA-совместимый дисплей.
Также на компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение:
  • Microsoft Excel 2000;
  • Microsoft Access 2000;
  • Microsoft Data Engine (MSDE).
В комплект поставки входят:
  • компакт-диск с версией ПС ВИП-Костинг, скриптами для генерации из ARIS- и IDEF-моделей отчетов, содержащих спецификации действий по БП, документацией в электронном виде, пустой базой данных и файлами примеров;
  • лицензионное соглашение.

      Основные функциональные возможности программной системы

      В состав ПС ВИП-Костинг входят две следующие подсистемы:
      • Подсистема подготовки исходных данных (ППИД) Данная подсистема разработана в среде MS Excel и представляет собой набор макросов, с помощью которых на основе исходной информации производится подготовка совокупности данных о предприятии в определенном формате в виде файлов MS Excel для загрузки данных во вторую подсистему – Подсистему стоимостных расчетов.

        В состав основных функций ППИД входят:

            Формирование анкет для сбора и обработки данных по действиям на основе информации, полученной из функционально-информационных моделей бизнес-процессов, описанных в нотациях ARIS (программные продукты ARIS Toolset и ARIS Easy Design) и IDEF0 (программные продукты IDEF0/EMTool, BPwin, Design/IDEF).
              Обработка данных бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, а также данных об оборудовании, объектах инфраструктуры и объектах затрат предприятия. На основе обработанных данных подготовка таблиц для загрузки в ПСЧ.
      • Подсистема стоимостных расчетов (ПСЧ) ПСЧ разработана в среде MS Access и представляет собой программный комплекс с функциями импорта данных в формате MS Excel, ведения справочников, расчета стоимости действий и бизнес-процессов, себестоимости объектов затрат по методам ABC/ABM, а также формирования аналитических отчетов. ПСЧ состоит из четырех основных блоков:
        • ведения справочников;
        • расчета загрузки персонала и оборудования, стоимости действий персонала и оборудования и бизнес-процессов;
        • расчета себестоимости объектов затрат;
        • формирования аналитических отчетов.
        К основным функциям ПСЧ относятся:
            Импорт в ПСЧ таблиц с результатами анкетирования, данными бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, оборудования, объектов инфраструктуры и объектов затрат предприятия.
              Ведение справочников (центров затрат, структурных единиц предприятия, оборудования, категорий затрат, бизнес-процессов, действий, драйверов, групп действий и т.д.).
                Расчет трудоемкости действий и бизнес-процессов.
                  Расчет загрузки исполнителей – должностных лиц, структурных подразделений и оборудования.
                    Задание схемы стоимостных расчетов, включающее в себя задание цели расчета, а именно: полный расчет стоимости действий и бизнес-процессов для последующего их анализа или расчет стоимости действий с последующим расчетом себестоимости объектов затрат.
                      Расчет стоимости действий персонала и оборудования, включающий в себя:
                      • отнесение затрат ЦЗ, не содержащих действия (кроме конечных центров затрат), в том числе структурных ЦЗ верхнего уровня, на ЦЗ, содержащие действия, на основе применения элементарных драйверов;
                      • последовательное отнесение затрат определенных ЦЗ на другие ЦЗ, выполняемое путем введения новых категорий затрат;
                      • расчет стоимости действий с помощью драйверов (трудозатрат персонала и затрат ресурсов оборудования);
                      • расчет стоимости действий верхнего уровня, путем суммирования стоимости действий нижнего уровня;
                      • расчет стоимости бизнес-процессов.
                        Расчет себестоимости, в том числе:
                        • формирование групп действий;
                        • формирование и ведение сложных драйверов действий;
                        • отнесение стоимости групп действий на конечные центры затрат и промежуточные центры затрат (объекты отнесения стоимости действий) с помощью сложных драйверов;
                        • отнесение непрослеживаемых затрат с промежуточных объектов затрат (объектов отнесения стоимости действий) на конечные центры затрат;
                        • перенос затрат из отложенных категорий затрат на конечные центры затрат;
                        • вычисление себестоимости конечных центров затрат.
                          Формирование отчетов по результатам расчета стоимости и себестоимости (ФСМ бизнес-процессов, Таблица себестоимости и т.д.).
      Алгоритм взаимодействия подсистем представлен на Рис. 4. Подготовленные аналитиком исходные файлы подаются на вход ППИД. В результате работы ППИД формируются файлы MS Excel определенной структуры для загрузки в БД ПСЧ и файл контроля. Файл контроля – файл определенной структуры, который содержит сводную информацию для контроля корректности исходных данных.
      Файлы, сгенерированные ППИД, загружаются в БД ПСЧ. Затем заполняются справочники системы. Далее осуществляется настройка ПСЧ. И, наконец, производится расчет стоимости действий и бизнес-процессов или себестоимости конечных центров затрат с использованием данных справочников. Результаты расчетов выводятся в виде аналитических отчетов.

      Формирование отчетов

      Отчеты – применяются для получения аналитической информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям.

      Определены следующие виды отчетов:

      • Отчеты по справочникам: «Структурные единицы», «Должности», «Аналитики», «Эксперты», «Центры затрат», «Категории затрат», «Бизнес-процессы», «Драйверы», «Степень загрузки персонала по ЦЗ».
      • Отчеты по результатам расчета: «ФСМ бизнес-процесса», «ФСМ центра затрат», «Затраты конечных ЦЗ по категориям».
      Рассмотрим несколько примеров отчетов по справочникам. Для получения списка центров затрат используется отчет «Справочник центров затрат» (см. Рис. 5).

      Рис. 5. Отчет "Справочник центров затрат"

      Отчет строится на основе данных справочника Центры затрат. Отчет представлен в виде таблицы. Для каждого центра затрат выводятся: иерархический номер центра затрат, его наименование, признак, является ли он конечным, признак использования в расчете. Центры затрат отсортированы по иерархическому номеру.

      Для получения отчета по загрузке персонала центра затрат используется Отчет «Степень загрузки персонала по ЦЗ». На Рис. 6 представлен интерфейс, содержащий список структурных центров затрат для выбора центра затрат, для которого будет формироваться данный отчет.

      Рис. 6. Интерфейс для выбора центра затрат

      Для каждого центра затрат выводятся: иерархический номер центра затрат и его наименование. Центры затрат отсортированы по иерархическому номеру. Внешний вид отчета представлен на Рис. 7.

      Рис. 7. Отчет «Степень загрузки персонала центра затрат»

      Отчет предназначен для анализа общих трудозатрат и загрузки в разрезе каждого исполнителя центра затрат. Поле Сумма трудозатрат содержит суммарные трудозатраты исполнителя по выполнению всех действий в рамках всех бизнес-процессов.
      Нижний колонтитул страницы отчета содержит информацию о дате генерации отчета (слева), номере текущей страницы и общем количестве страниц (справа).
      Информацию из данных отчетов можно использовать для углубленного анализа загруженности участников бизнес-процессов и формированию рекомендаций по минимизации затрат путем совершенствования бизнес-процессов и оптимизации организационно-штатной структуры.

      Для получения отчета, представляющего затраты конечных центров затрат, разбитых по категориям затрат, существует отчет «Затраты конечных ЦЗ по категориям». Внешний вид отчета представлен на Рис. 8.

      Рис. 8. Отчет «Затраты конечных ЦЗ по категориям»

      Отчет строится на основе результатов последнего расчета себестоимости конечных объектов затрат. В отчет выводятся все конечные центры затрат, фактические затраты которых больше 0.
      Для каждого конечного центра затрат выводится следующая информация: иерархический номер конечного центра затрат, наименование и тип. Ниже выводится таблица, содержащая распределение полных затрат конечного центра затрат по категориям. После этого списка располагается общая сумма полных затрат по конечному центру затрат.

      Используя информацию функционально-стоимостных моделей бизнес-процессов и центров затрат, можно проводить:

      • анализ затрат в разрезе действий с выявлением наиболее затратных и не производительных действий (см. Рис. 9, 10 и Табл.), их группировку и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов с целью уменьшения затрат и повышения производительности;
      • анализ затрат в разрезе категорий затрат (см. Рис. 12) с выявлением наиболее затратных и непроизводительных действий по каждой категории или группе категорий;
      • сравнительный анализ затрат однотипных центров затрат (см. Рис. 11) и бизнес-процессов с выявлением причин различий и путей минимизации затрат и т.д.

          Рис. 9. Распределение затрат при выполнении действия «Проведение взаиморасчетов с клиентами» в торговой точке №1 при выполнении бизнес-процесса «Осуществить розничный сбыт товара»

          Рис. 10. Сравнение затрат на выполнение действия «Консультирование клиентов» с затратами «бэк-офисных» действий, выполняемых менеджерами по продажам в торговых точках холдинга

          Ранжированный перечень узких мест возникновения затрат в бизнес-процессе «Осуществить розничный сбыт товара» в Торговой точке №1

          Рис. 11. Затраты на выполнение действия «Проведение консультаций клиентов» в торговых точках холдинга

          Рис. 12. Структура затрат «узкого» места «Организовать и контролировать безаварийность работы подчинённых подразделений»

          Заключение

          Рассмотрев основные функциональные возможности программной системы ВИП-Костинг, следует заметить, что данная среда – это всего лишь инструмент для поддержки определенной технологии проведения работ. Успех проекта с использованием аналитических технологий во многом определяется наличием апробированной методики применения инструментальных средств в реальных проектах. Создание такой автоматизированной методики – это уже задача для «продвинутых» консультантов!

          Об авторах:
          Ивлев Владимир Анатольевич, генеральный директор Российской консалтинговой компании «ВИП Анатех», к.т.н.
          Попова Татьяна Владимировна, директор по финансам и маркетингу той же компании, к.э.н.
          Контакты: Тел/факс (095) 361-9500, 361-9885, 919-1121
          E-mail: anatech@vip-anatech.ru Web-страница: http://www.vip-anatech.ru